La digitalizzazione e l'archiviazione di documenti elettronici

Questo breve compedio tratterà

la produzione e l'archiviazione dei documenti in formato digitale.

Mi riferisco a quei documenti che nascono dalla elaborazione digitale di testi finalizzati a svariate applicazioni:  per lo studio (es. tesi di laurea), per la creatività (es. racconto) o per uso lavorativo (es. contratto di affitto, lettera professionale etc.).

Digitalizzare i documenti significa semplificare il lavoro di chi ne usufruisce, minimizzare gli ingombri e gli sprechi. Inoltre, un documento conservato nell'hard disk di un computer o in qualsiasi supporto di memoria digitale, acquisisce una flessibilità significativa perché può essere archiviato, modificato e fatto circolare in formati sempre più "leggeri" o, all'occorrenza, stampato per gli usi tradizionali.

Osservando poche semplici regole, è possibile conservarne la validità e l'efficacia anche nel caso di uso amministrativo.

Innanzitutto per essere definito tale, un documento elettronico deve avere i seguenti requisiti:

• deve essere riconducibile a una persona che l'ha preparato (l'autore)
• deve essere sottoscrivibile (nei casi prescritti dalla legge, tramite firma digitale) da detta persona
• deve essere interamente gestito (accessibile, leggibile e interscambiabile) tramite strumenti informatici

La legge prevede, per i documenti elettronici con valore amministrativo, la possibilità di essere registrati mediante il protocollo informatico. Il presupposto di validità, in tal caso, è determinato dal fatto che il documento conservi la medesima struttura e il medesimo contenuto*.  


Naturalmente occorre individuare un criterio di archiviazione accessibile da tutti.

1. IL FORMATO

Qualsiasi sistema operativo si usi, è previsto un programma di elaborazione testi che permette di gestire le principali funzionalità del contenuto: digitazione, correzione automatica, conteggio delle parole e salvataggio. Spesso è inclusa la possibilità di salvare il file in formati diversi da quelli generalmente proposti (.doc, .txt) e in formati compressi tipo PDF.

Com'è noto, il PDF è lo standard di compressione più diffuso. Pratico, leggero e accessibile da qualsiasi supporto dotato di apposito reader. Esiste una discreta quantità di programmi open source in grado di produrre e leggere questo formato.  Inoltre è sempre consigliabile conservare una copia del file originale in modo da poter modificare il contenuto in qualsiasi momento per poi convertirlo nuovamente in formato compresso. In questo modo i file possono essere aggiornati rapidamente, in una versione flessibile all'uso e alla distribuzione.

Inoltre, per assicurarsi di avere sempre a disposizione la versione più recente del file e non incorrere in errori, è preferibile contrassegnarla con la data di aggiornamento ed eliminare copie precedenti.

2. IL SUPPORTO

Floppy disk, CD, DVD, pen drive, flash memory card o sd card, memoria virtuale o allegato pdf di una e-mail, la sostanza non cambia: il documento in formato elettronico può essere registrato ovunque e comunque. L'importante è tener presente che:

• alcuni dischi sono ROM (read only memory) cioè costituiscono memoria di sola lettura: se il file in essi contenuto viene modificato, non possono essere sistematicamente registrati se non si dispone di masterizzatore (CD e DVD);
• alcuni dischi (es. floppy disk) hanno una memoria limitata per cui è meglio inserire file destinati a diventare troppo grandi se non si prevede la compressione;
• è bene conservare una copia del documento di testo anche quando si utilizzano formati compressi (es. PDF)
• è bene conservare sempre un backup dei dati in un supporto diverso da quello in cui si lavora; nel caso si incorra in una accidentale perdita dei dati dovuta al danneggiamento del supporto o di altre situazioni spiacevoli si può sempre contare su una copia in più.
• una volta scelto il supporto è bene scrivere sulla superficie del disco o a parte, in un promemoria, quali documenti contiene, la data della modifica e/o la versione del contenuto.

3. L'ARCHIVIAZIONE DEL SUPPORTO

Oltre alle basilari regole di conservazione dei supporti elettronici, elencate e illustrate nei libretti di istruzioni (tenere lontano il supporto da fonti di calore, luce e umidità, campi magnetici, curare la pulizia con panni morbidi e con movimenti delicati), il metodo che consiglio per archiviare un supporto elettronico è:

• registrare la copia del file con l'indicazione del nome e della versione
• annidare il file in una cartella contrassegnata da nome (se sul supporto è previsto l'inserimento di più file è la soluzione più pratica)
• contrassegnare il supporto con nome e data di ultima modifica e conservarlo in apposita custodia rigida corredata di copertina oppure di un promemoria del contenuto del supporto.

*fonte: Deliberazione n. 51/2000 del 23 novembre 2000 dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione.

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